Dossier salarié digital et GED RH : dématérialiser les documents

Remplir des dossiers papier, chercher un contrat ou une attestation : le quotidien de nombreuses équipes RH. Nous avons mis en place un dossier salarié digital et une GED RH pour dématérialiser. Voici ce que ça change.

Dossier salarié digital

Un dossier salarié digital regroupe pour chaque collaborateur tous les documents RH : contrat, avenants, bulletins, attestations. Tout est stocké en numérique. Plus de classeurs papier.

GED RH

La GED RH structure le stockage et l'accès aux documents. Elle permet de classer, indexer et rechercher, avec des règles d'accès et une traçabilité. La dématérialisation RH devient gérable.

Portail salarié et espace collaborateur

Le portail salarié ou espace collaborateur donne aux salariés un accès sécurisé à leurs documents et informations. Cela réduit les demandes aux RH.

Arborescence et classement : éviter le « fourre-tout »

Une GED RH efficace repose sur une arborescence stable : contrats, avenants, entretiens, formations, sanctions éventuelles, etc. Nommez les fichiers de façon homogène (nom, type de document, date). Sans discipline, la recherche devient impossible. Prévoyez des règles d’archivage (qui dépose quoi, quand) et une révision annuelle des dossiers obsolètes, dans le respect des obligations de conservation.

Droits d’accès et minimisation

Tous les RH n’ont pas besoin d’accéder à l’intégralité du dossier salarié digital : segmentez les rôles (administratif, paie, santé). Les données sensibles (sanitaire, par exemple) doivent être protégées et accessibles uniquement aux profils habilités. Ce principe de minimisation s’aligne sur le RGPD et limite les risques en cas de fuite d’identifiants.

Lien avec le recrutement et l’onboarding

Quand un candidat devient salarié, le dossier doit s’enrichir sans rupture : contrat signé, documents d’identité, justificatifs. Un processus avec le logiciel onboarding évite les pièces perdues entre les étapes. De même, les bulletins et attestations produits par la paie doivent être versés automatiquement ou quasi automatiquement dans la GED pour éviter les trous.

Portail salarié : services utiles

Au-delà des documents, un portail peut proposer congés, notes de frais ou consultation du planning — voir gestion des congés et logiciel notes de frais. Plus le salarié trouve ses besoins au même endroit, moins le service RH est sollicité pour des requêtes redondantes.

Conclusion

Un dossier salarié digital et une GED RH structurent la dématérialisation RH. Avec un portail salarié, les salariés accèdent à leurs documents en autonomie, dans le respect du RGPD.